Technische Dokumentation nach der GPSR: Was hineingehört und wie lange Sie sie aufbewahren

Was die technische Dokumentation ist

Die technische Dokumentation, oft auch technische Akte oder technische Unterlagen genannt, ist eine Sammlung von Unterlagen zu einem Produkt. Sie beschreibt das Produkt und seine sicherheitsrelevanten Eigenschaften. Wo das Produkt es verlangt, hält sie außerdem fest, welche Risiken es haben kann und was Sie dagegen getan haben.

Niemand stempelt diese Akte ab, und sie sieht nicht für jedes Produkt gleich aus. Ihr Inhalt richtet sich nach dem Produkt und nach den Risiken, die bei genau diesem Produkt eine Rolle spielen. Die Akte für eine schlichte Handyhülle fällt deshalb meist deutlich kürzer aus als die für eine Duftkerze, bei der es um Brandgefahr geht.

Wer die Akte anlegt und wann

Die Akte legt der Hersteller an, und zwar bevor er das Produkt zum ersten Mal in der EU auf den Markt bringt. Wer erst damit anfängt, wenn eine Behörde nachfragt, ist zu spät dran.

Ob Sie selbst als Hersteller gelten, zum Beispiel weil Sie Ware unter Ihrer eigenen Marke verkaufen, klärt unser Leitfaden zur Produktsicherheitsverordnung.

Was in die Akte gehört

Mindestens beschreibt die Akte das Produkt und die Eigenschaften, die für die Bewertung seiner Sicherheit wichtig sind. Je nach Produkt gehören dazu:

• die Materialien und Bauteile,
• die wichtigen Entscheidungen bei Entwurf und Konstruktion,
• die Warnhinweise,
• wofür das Produkt gedacht ist und wie Kunden es realistischerweise sonst noch benutzen. Auf dieser Verwendung baut die Sicherheitsbewertung auf.

Ein Beispiel: Für eine Duftkerze im Glas beschreiben Sie Wachs, Docht, Duft und Gefäß sowie die Warnhinweise auf dem Etikett. Sie halten fest, dass die Kerze auf einer festen, nicht brennbaren Unterlage brennen soll, und denken mit, dass jemand sie auch auf ein Fensterbrett unter einen Vorhang stellen könnte.

Die Risikoanalyse: wann und wie gründlich

Wo es die möglichen Risiken des Produkts verlangen, gehört eine Risikoanalyse in die Akte. Sie beschreibt, welche Gefahren von dem Produkt ausgehen können und mit welchen Maßnahmen bei Entwurf und Herstellung Sie diese beseitigt oder verringert haben.

Wie gründlich die Analyse sein muss, hängt vom Risikoprofil Ihres eigenen Produkts ab. Nicht jedes Produkt braucht dieselbe Tiefe: Bei der Duftkerze geht es um Feuer, Hitze und ein standfestes Glas, bei einem Kissenbezug ist die Liste deutlich kürzer.

Die Akte aktuell halten

Eine Akte, die einmal angelegt und dann vergessen wird, reicht nicht. Die Unterlagen müssen zu dem Produkt passen, das Sie heute verkaufen. Ergänzen Sie die Akte deshalb, wenn

• Sie das Produkt oder ein Material ändern,
• Sie von einer neuen Gefahr erfahren,
• Sie nach dem Verkaufsstart etwas korrigiert haben, zum Beispiel einen Warnhinweis.

Ein Tipp aus der Praxis: Notieren Sie bei jeder Änderung Datum und Grund. Eine solche Versionsgeschichte zeigt auf einen Blick, dass die Akte gepflegt wird.

Zehn Jahre aufbewahren, auf Anfrage vorlegen

Sie bewahren die technische Dokumentation zehn Jahre lang auf. Die Frist beginnt, wenn das Produkt auf den EU-Markt gebracht wurde. In dieser Zeit muss eine Marktüberwachungsbehörde die Akte auf Verlangen von Ihnen bekommen können.

Legen Sie die Akte deshalb so ab, dass Sie sie schnell finden und weitergeben können, etwa als geordneten digitalen Ordner je Produkt. Liegen Teile nur bei Ihrem Lieferanten, holen Sie sich Kopien, solange Sie zusammenarbeiten.

Anlegen und prüfen: zwei verschiedene Aufgaben

Die Akte anzulegen ist Aufgabe des Herstellers. Eine andere Aufgabe hat die verantwortliche Person, also das Unternehmen in der EU, das für das Produkt gegenüber den Behörden einsteht.

Gleich ob diese Rolle der Importeur, ein Bevollmächtigter oder ein anderes Unternehmen in der EU hat: Die verantwortliche Person kontrolliert, dass es die technischen Unterlagen gibt, und stellt sicher, dass eine Behörde sie auf Anfrage erhält. Sie schreibt die Akte des Herstellers nicht neu und wiederholt nicht seine Risikoanalyse.

Wer in Ihrer Lieferkette die verantwortliche Person ist, erklärt unsere Seite Verantwortliche Person und Bevollmächtigter.

Checkliste für Ihre Akte

Gehen Sie diese Punkte für jedes Produkt durch:

• Produkt und seine sicherheitsrelevanten Eigenschaften beschrieben
• Materialien, Bauteile und Warnhinweise festgehalten, soweit sie für das Produkt wichtig sind
• Vorgesehene und realistisch vorhersehbare Verwendung aufgeschrieben
• Risikoanalyse mit Gegenmaßnahmen vorhanden, wo das Produkt eine verlangt
• Änderungen mit Datum und Grund nachgetragen
• Ablage für zehn Jahre geregelt, Akte auf Anfrage schnell lieferbar

So prüft die Grüner Baum GmbH eine technische Akte

Im Rahmen eines möglichen Mandats als verantwortliche Person sehen wir uns die technische Akte des Produkts an. Dabei klären wir vier Fragen:

1. Passt die Produktbeschreibung in der Akte zu dem Produkt, das tatsächlich verkauft wird?
2. Sind die Sicherheitsmerkmale behandelt, die für diese Produktart wichtig sind?
3. Liegt eine Risikoanalyse vor, wo das Produkt eine braucht?
4. Zeigt die Versionsgeschichte echte Änderungen, oder ist es ein einziges, nie überarbeitetes Dokument?

Lücken besprechen wir mit dem Hersteller, bevor ein schriftlicher Auftrag zustande kommt. Wie die Prüfung abläuft, beschreibt unsere Dokumentationsprüfung auf eugpsr.de.

Weiterführend

• Verantwortliche Person und Bevollmächtigter
• Pflichtangaben im Online-Angebot
• Leitfaden zur Produktsicherheitsverordnung (GPSR)

Technische Akte prüfen lassen

Braucht die Akte Ihres Produkts eine Prüfung von außen, bevor wir als verantwortliche Person dafür einstehen? Beschreiben Sie Ihr Produkt im Formular unten; wir antworten per E-Mail. Worauf wir zuerst schauen, lesen Sie vorab in der Dokumentationsprüfung auf eugpsr.de.

Rechtsgrundlagen

Hier steht zu jedem Thema dieser Seite die genaue Fundstelle mit Link zum amtlichen Text. Stand der Fundstellen: 6. Oktober 2026.