GPSR 技术文件：文件里应包含什么，需要保存多久

什么是技术文件

技术文件是关于某一件产品的一组文档。它描述产品以及与其安全相关的特性。在产品需要时，它还记录产品可能存在哪些风险，以及您为此采取了哪些措施。

没有人会为这份文件盖章，每件产品的文件也各不相同。文件内容取决于产品本身，以及恰恰与该产品相关的风险。因此，一个普通手机壳的文件，通常比涉及火灾风险的香薰蜡烛的文件短得多。

谁来编制，何时编制

技术文件由制造商编制，而且要在产品首次投放欧盟市场之前完成。等到主管机关询问时才开始准备，就已经太晚了。

例如您以自有品牌销售商品时，自己是否算作制造商，请参阅我们的《通用产品安全法规》指南。

文件应包含哪些内容

文件至少要描述产品，以及对评估其安全性有重要意义的特性。视产品而定，还包括：

• 材料和部件，
• 设计和结构上的重要决定，
• 警示信息，
• 产品的预期用途，以及客户在现实中还可能如何使用它。安全评估正是以这种使用方式为基础。

举个例子：对于一款玻璃杯装香薰蜡烛，您要描述蜡、烛芯、香味和容器，以及标签上的警示信息。您要记录蜡烛应放在稳固、不可燃的表面上燃烧，同时也要考虑到有人可能把它放在窗帘下方的窗台上。

风险分析：何时需要，做到多细

如果产品可能存在的风险需要，文件中还应包含风险分析。风险分析说明产品可能带来哪些危险，以及您在设计和制造中采取了哪些措施来消除或减少这些危险。

分析需要做到多细，取决于您自己产品的风险状况。并非每件产品都需要同样的深度：蜡烛涉及火、热以及杯体是否放得稳；靠垫套要考虑的内容则少得多。

保持文件更新

一次性编制后便束之高阁的文件是不够的。文件必须与您当前在售的产品相符。因此，在以下情况下请更新文件：

• 您更改了产品或某种材料，
• 您得知了新的危险，
• 产品上市后您更正了某些内容，例如一条警示信息。

一个实用建议：每次修改时记下日期和原因。这样的版本记录能让人一眼看出文件一直有人维护。

保存十年，应要求提供

技术文件须保存十年，期限从产品投放欧盟市场时起算。在此期间，市场监督机关提出要求时，必须能够从您那里获得该文件。

因此，请以便于快速查找和转交的方式保存文件，例如为每件产品建立一个整理有序的电子文件夹。如果部分文件只在供应商手里，请在合作期间取得副本。

编制与核查：两项不同的任务

编制文件是制造商的任务。负责人，也就是在欧盟境内为该产品对主管机关负责的企业，承担的是另一项任务。

无论这一角色由进口商、授权代表还是欧盟境内的其他企业承担，负责人都要核查技术文件是否存在，并确保主管机关在提出要求时能够获得。负责人不会重写制造商的文件，也不会重复其风险分析。

在您的供应链中谁是负责人，请参阅我们的页面负责人与授权代表。

技术文件核对清单

请为每件产品逐项检查：

• 已描述产品及其与安全相关的特性
• 已记录对该产品重要的材料、部件和警示信息
• 已写明预期用途和现实中可预见的使用方式
• 在产品需要时，已有包含应对措施的风险分析
• 已补记每次修改的日期和原因
• 已安排十年保存，可应要求迅速提供文件

Grüner Baum GmbH 怎样审查技术文件

在可能担任负责人的委托中，我们会查看产品的技术文件，并逐一核查四个问题：

1. 文件中的产品描述是否与实际在售的产品一致？
2. 与该类产品相关的安全特性是否都已涉及？
3. 在产品需要时，是否有风险分析？
4. 版本记录是否体现真实的修改，还是只有一份从未修订过的文档？

如有缺口，我们会在签订书面委托之前与制造商沟通。审查的具体流程，请参阅我们在 eugpsr.de 上的文件审查。

相关内容

• 负责人与授权代表
• 线上产品页面的必要信息
• 产品安全法规（GPSR）指南

申请审查技术文件

在我们为您的产品担任负责人之前，产品文件需要外部核查吗？请在下方表格中描述您的产品，我们会通过电子邮件回复。我们首先关注哪些内容，可以先阅读eugpsr.de 上的文件审查。

法律依据

下表为本页的每个主题列出确切的法律出处，并附有官方文本链接。出处截至 2026 年 10 月 6 日。