GPSR'ye göre teknik dosya: İçine neler girer ve ne kadar saklanır?

Teknik dosya nedir?

Teknik dosya (teknik dokümantasyon da denir), tek bir ürüne ait belgelerin toplamıdır. Ürünü ve güvenliği için önemli olan özelliklerini tanımlar. Ürün gerektiriyorsa ürünün hangi riskleri taşıyabileceğini ve bunlara karşı ne yaptığınızı da kaydeder.

Bu dosyayı kimse mühürlemez ve her ürün için aynı görünmez. İçeriği ürüne ve tam da o üründe önem taşıyan risklere göre belirlenir. Bu yüzden sade bir telefon kılıfının dosyası, yangın riskinin söz konusu olduğu kokulu bir mumun dosyasından genellikle çok daha kısadır.

Dosyayı kim, ne zaman hazırlar?

Dosyayı üretici hazırlar; hem de ürünü AB pazarına ilk kez sunmadan önce. Ancak bir makam sorduğunda işe başlamak çok geç olur.

Örneğin ürünleri kendi markanızla sattığınız için sizin de üretici sayılıp sayılmadığınızı Ürün Güvenliği Tüzüğü rehberimiz açıklar.

Dosyada neler bulunmalı?

Dosya en azından ürünü ve güvenliğinin değerlendirilmesi için önemli olan özelliklerini tanımlar. Ürüne göre bunlara şunlar da girer:

• malzemeler ve bileşenler,
• tasarım ve yapımdaki önemli kararlar,
• uyarılar,
• ürünün ne için tasarlandığı ve müşterilerin onu gerçekçi olarak başka nasıl kullanabileceği. Güvenlik değerlendirmesi bu kullanıma dayanır.

Bir örnek: Cam kap içindeki kokulu bir mum için mumu, fitili, kokuyu ve kabı, ayrıca etiketteki uyarıları tanımlarsınız. Mumun sağlam ve yanmaz bir zeminde yakılması gerektiğini kaydeder, birinin onu bir perdenin altındaki pencere kenarına koyabileceğini de hesaba katarsınız.

Risk analizi: ne zaman ve ne kadar ayrıntılı?

Ürünün olası riskleri gerektiriyorsa dosyada bir risk analizi de yer alır. Bu analiz, üründen hangi tehlikelerin kaynaklanabileceğini ve tasarım ile üretim sırasında bunları ortadan kaldırmak ya da azaltmak için hangi önlemleri aldığınızı anlatır.

Analizin ne kadar ayrıntılı olması gerektiği, kendi ürününüzün risk profiline bağlıdır. Her ürün aynı derinliği gerektirmez: Mumda konu ateş, ısı ve sağlam duran bir cam kaptır; bir yastık kılıfında liste çok daha kısadır.

Dosyayı güncel tutmak

Bir kez hazırlanıp unutulan bir dosya yetmez. Belgeler bugün sattığınız ürünle örtüşmelidir. Bu yüzden dosyayı şu durumlarda güncelleyin:

• ürünü ya da bir malzemeyi değiştirdiğinizde,
• yeni bir tehlikeden haberdar olduğunuzda,
• satışa başladıktan sonra bir şeyi, örneğin bir uyarıyı düzelttiğinizde.

Uygulamadan bir ipucu: Her değişiklikte tarihi ve nedeni not edin. Böyle bir sürüm geçmişi, dosyanın gerçekten bakımının yapıldığını bir bakışta gösterir.

On yıl saklamak, talep hâlinde sunmak

Teknik dosyayı on yıl saklarsınız. Süre, ürünün AB pazarına sunulduğu andan itibaren işler. Bu süre boyunca bir pazar gözetimi makamı talep ettiğinde dosyayı sizden alabilmelidir.

Bu nedenle dosyayı hızla bulup iletebileceğiniz şekilde, örneğin her ürün için düzenli bir dijital klasör olarak saklayın. Bazı bölümler yalnızca tedarikçinizdeyse, birlikte çalışırken kopyalarını alın.

Hazırlamak ve kontrol etmek: iki ayrı görev

Dosyayı hazırlamak üreticinin görevidir. Sorumlu Kişinin, yani ürün için makamlara karşı hesap veren AB'deki işletmenin görevi farklıdır.

Bu rolü ithalatçı, bir yetkili temsilci ya da AB'deki başka bir işletme üstlenmiş olsun: Sorumlu Kişi teknik dosyanın var olduğunu kontrol eder ve bir makamın talep ettiğinde dosyaya ulaşmasını sağlar. Üreticinin dosyasını yeniden yazmaz, risk analizini de tekrarlamaz.

Tedarik zincirinizde Sorumlu Kişinin kim olduğunu Sorumlu Kişi ve yetkili temsilci sayfamız açıklar.

Dosyanız için kontrol listesi

Her ürün için şu noktaların üzerinden geçin:

• Ürün ve güvenlikle ilgili özellikleri tanımlandı
• Malzemeler, bileşenler ve uyarılar ürün için önemli olduğu ölçüde kaydedildi
• Amaçlanan ve gerçekçi olarak öngörülebilir kullanım yazıya döküldü
• Ürünün gerektirdiği yerde önlemleriyle birlikte risk analizi mevcut
• Değişiklikler tarih ve nedeniyle işlendi
• On yıllık saklama düzenlendi, dosya talep hâlinde hızla gönderilebiliyor

Grüner Baum GmbH bir teknik dosyayı nasıl inceler?

Olası bir Sorumlu Kişi görevlendirmesi kapsamında ürünün teknik dosyasına bakarız. Dört soruyu ele alırız:

1. Dosyadaki ürün tanımı, fiilen satılan ürünle örtüşüyor mu?
2. Bu ürün türü için önemli olan güvenlik özellikleri ele alınmış mı?
3. Ürünün gerektirdiği yerde bir risk analizi var mı?
4. Sürüm geçmişi gerçek değişiklikleri gösteriyor mu, yoksa hiç güncellenmemiş tek bir belge mi var?

Eksikleri, yazılı bir görevlendirme yapılmadan önce üreticiyle konuşuruz. İncelemenin nasıl işlediğini eugpsr.de üzerindeki belge incelememiz anlatır.

İlgili sayfalar

• Sorumlu Kişi ve yetkili temsilci
• Çevrimiçi ilanlarda zorunlu bilgiler
• Ürün Güvenliği Tüzüğü (GPSR) rehberi

Teknik dosyanızı inceletin

Ürününüzün dosyası, biz o ürün için Sorumlu Kişi olarak hesap vermeden önce dışarıdan bir kontrole mi ihtiyaç duyuyor? Ürününüzü aşağıdaki formda anlatın, size e-postayla yanıt verelim. Önce neye baktığımızı eugpsr.de üzerindeki belge incelememizde okuyabilirsiniz.

Hukuki dayanaklar

Bu tablo, bu sayfadaki her konu için tam hukuki dayanağı resmî metne bağlantıyla birlikte verir. Dayanaklar 6 Ekim 2026 itibarıyla günceldir.